ETDMS


ETDMS®

 

La flexibilité de nos solutions aux services de vos besoins métiers et spécificités procédurales de chaque client!

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Bien peu voire quasiment aucune solution de gestion électronique des documents (GED) n'arrive à répondre en tous points aux besoins ou modalités spécifiques de management appliquées aux procédures spécifiques d'une entreprise pour le contrôle des documents et la gestion des dossiers (DCRM : Document Control & Record Management).

Il existe une limite indéniable des solutions présentes pour satisfaire la gestion des flux de travail requis par les procédures de DCRM dans le cadre de la validation des workflows - spécifiques à une entreprise - tout en se conformant aux contraintes procédurales, techniques, chantiers ou encore budgétaires..

Sur la base de ces besoins spécifiques, à chaque secteur et souvent à chaque entreprise, SOFTIC a conçu ETDMS®.

SOFTIC - ETDMS ®  est une suite complète de logiciels entièrement intégrée adaptable à différents domaines d'activité.

Réduisez les risques liés aux divers projets, augmentez vos marges, et l'utilisation optimales de vos ressources avec le logiciel SOFTIC - ETDMS® pour l'ingénierie. SOFTIC - ETDMS® un logiciel tout en un :

  • Intégration des plans de conception et de construction.
  • Gestion des documents techniques à travers : la création, la révision, la validation et toutes les tâches qui encombrent à une société lors du processus gestion, de contrôle, et de suivi des documents techniques de conception.
  • Gestion des feuilles de relevés du matériel MTO (Material take off) pour l'établissement du prix, la répartition et la passation de commandes.

TOUJOURS PLUS SUR ETDMS®

 

SOFTIC - ETDMS® permet d'assurer des fonctionnalités de type :

Le besoin ou l'exigence d'une nouvelle documentation peut-être introduit dans le système de gestion par les gestionnaires et chefs de projet, les employés ou encore à l'issue de recommandations ou normes provenant de tiers externes. Les exigences nécessaires pour la création de documents peuvent être basées sur des critères minimaux, mais sans vraiment s'y limiter. D’une manière non-exhaustive nous pouvons énumérer les critères suivant :

  • La législation
  • Les normes
  • Les résultats des évaluations internes/externes
  • Les suggestions de tiers impliqués dans un ou plusieurs projets
  • Les différents changements au niveau des activités, du secteur ou encore de la structure organisationnelle

Tout système de documentation contrôlé nécessite un examen régulier pour répondre d’une manière efficace aux besoins en termes de procédures de l'entreprise. Le processus de revue ou d'ajustement peut tenir compte des éléments non-exhaustifs suivants:

  • L’aptitude et la pertinence en rapport avec le lieu de travail, l'industrie ou l'entreprise,
  • L’efficacité dans la réalisation des résultats souhaités,
  • La conformité aux exigences législatives...

Le but de la gestion des dossiers est de veiller à ce que des documents de qualité soient créés, gérés et éliminés conformément aux exigences techniques, légales ou procédurales. Les dossiers peuvent inclure, tout à la fois, des documents de nature (support papier ou électronique) et de sources (documents internes ou externes) diverses.

Les documents (nouveaux, intermédiaires ou finaux) de projet sont approuvés par toute personne habilitée et définie dans la procédure métier ou projet spécifique. 

Suivant l’importance de l’impact sur le processus d’affaire, projet ou métier, le Comité directeur peut déterminer la nécessité de renvoyer des documents de projet à toute entité habilitée dans la procédure pour une validation. 

Une fois approuvé, le document final contrôlé est mis à la disposition du personnel concerné, afin de permettre sa mise en application.

Les consultations et révisions sur les documents du système sont nécessaires avant la finalisation. La méthode mise en place, pour cela, implique au minimum le workflow ou processus qui suit :

  1. Projet de documents : Les projets de documents sont communiqués aux parties concernées et affichés au niveau de la solution comme tels en invitant les concernées à insérer leurs commentaires. Ils demeureront de la sorte pour une période définie, durant laquelle des Feedback peuvent-être communiqués (tout cela se fait en conformité avec les instructions décrites par la procédure interne par exemple).
  2. Projet final en attente d’approbation : les Feedback sont examinés et incorporés dans les projets de documents. Un projet final est préparé par des consultants seniors pour approbation finale.

Un registre maître de contrôle de document est maintenu pour toute la documentation du système créé ou modifié.

Toute documentation développée ou modifiée localement par la firme, les directions métiers et les départements est enregistrée dans un registre de contrôle des documents locaux et régulièrement entretenu.

Le registre de contrôle de documents maîtres ou locaux comprend généralement les éléments suivants : titre du document, numéro de version, date de création, date de révision, raisons pour la création, commentaires pour la création, révision de version, dépositaire du document, liens vers la consultation, l'appel d'offre, ou toute source à l’origine de la création du document, commentaires reçus, etc

 

Les documents considérés comme obsolètes sont ceux qui ne sont plus requis dans les procédures quotidiennes. Ils sont alors archivés tel que défini par les prérequis du système de gestion de la documentation, d'une manière appropriée, afin d'éviter toute utilisation involontaire et demeurent accessibles, au besoin, pour l'évaluation du système dans une quelconque éventualité dictée par les procédures de l'entreprise.

Toute la documentation qui est utilisée ou introduite à travers la solution fait partie du système intégrée. Cette documentation est maintenue dans un format électronique. Dans certains cas de figure, il est possible que seules les dernières versions de la documentation soient disponibles au niveau du FrontOffice. Les révisions et autres modifications sont disponibles pour certains groupes d'utilisateur seulement. En pratique, dans ce premier cas ou bien d'autres encore les différentes révisions et mise à jour sont bien conservées. La visualisation des versions et des enregistrements se fait en fonction des contraintes procédurales de la société en premier lieu ou encore en fonction d'autres contraintes plus spécifiques à des processus métiers au sein de l'entreprise.

N'hésitez pas à consulter les différents cas de figure en cliquant sur les diférentes études de cas.

Chaque document créé, modifié ou encore contrôlé pour le système de gestion nécessite la possibilité de comporter les propriétés ou attributs minimaux suivants dans le descriptif :

  • Identifiant du document : le titre du document, l'équipe et/ou la zone d'autorisation du document, la version, etc;
  • La date de publication ou parution : le mois et l'année de publication du document ;
  • Le nombre de pages: la page et le nombre de pages dans le document;

Localement développée ou modifiée, la documentation incluse dans le système en fonction des besoins locaux doit maintenir les exigences minimales suivantes pour les propriétés du document. En pratique, cela se traduit par le cas de figure qui suit :

Lorsqu'une modification a été apportée à la documentation du système, le dépositaire du document doit renseigner au moins les éléments suivants dans le document:
  • La zone opérationnelle concernée
  • Le dépositaire du document
  • Les mots "modifiés localement"
  • Le mois et l'année de la modification